Onnistunut tapahtuma syntyy hyvästä ja huolellisesta suunnittelusta. Jotkin oleelliset asiat saattavat kuitenkin unohtua kiireessä, vaikka ne olisivatkin joka kerta toistuvia tarpeita.
Tämä DSL:n opintokeskuksen laatima muistilista auttaa varmistamaan, että tärkeimmät asiat tulevat huomioiduiksi ennen tapahtumaa, tapahtumapäivänä ja tapahtuman jälkeen.
Muistilista on vapaasti käytettävissä ja muunnettavissa yhteisösi tarpeisiin. Kaikki kohdat eivät välttämättä päde kaikkiin tilaisuuksiin, mutta listaa voi käyttää tilanteen mukaan. Lista on laadittu fyysisiä tapahtumia ajatellen, mutta se on sovellettavissa myös hybridi- ja etätapahtumien avuksi.
Muistilista ladattavissa PDF-tiedostona sekä alempana tekstimuodossa.
Ennen tapahtumaa
Tavoite
Tapahtuman tavoitteen määrittely etukäteen on tärkeää. Tapahtumia ei kannata järjestää vain järjestämisen vuoksi, vaan vaikuttamiseen tähtäävälle yhteisölle niiden tulisi aina palvella jotain strategista tavoitetta ja synnyttää jatkoa.
- Mikä on tapahtuman tavoite?
- Kenelle tapahtuma on suunnattu?
- Millainen kokemus halutaan antaa osallistujalle?
- Mihin osallistujia kutsutaan tapahtuman jälkeen?
Käytännöt
- Päivämäärä ja kellonaika päätetty
- Tila tai paikka varattu
- Mahdolliset tarvittavat luvat selvitetty
- Budjetti laadittu
- Vastuut jaettu
- Tapahtuman kieli ja mahdollinen tulkkaus sovittu
- Tarjoilut sovittu
- Lastenhoito järjestetty
Ohjelma
- Ohjelmarunko valmis
- Puhujat tai vetäjät vahvistettu
- Tarvittavat tiedot ohjelmasta, tapahtuman tavoitteesta, aikataulusta tms. välitetty puhujille/vetäjille
- Aikataulu realistinen
- Tauot huomioitu
- Varasuunnitelmat mietitty
Viestintä
- Tapahtumasivu julkaistu
- Ilmoittautuminen avattu (tarvittaessa)
- Someviestintä suunniteltu
- Kutsut lähetetty
- Osallistujilla saatavilla käytännön info (saapumis- ja esteettömyystiedot)
- Kuvauskäytännöt ja dokumentointi keskusteltu läpi
Saavutettavuus ja turvallisuus
- Esteettömyys tarkistettu
- WC-tilojen saavutettavuus selvitetty
- Turvallisemman tilan periaatteet lähetetty osallistujille (jos ilmoittautumista edellytetty)
- Häirintäyhdyshenkilöt ja tarvittava muu turvahenkilöstö tiedossa
- Turvallisuusriskit arvioitu
- Tilasta löytyy ensiaputarvikkeet ja/tai defibrillaattori
Tarvikkeet
- Kyltit ja opasteet
- Nimilaput
- Esitteet tai materiaalit
- Muistiinpanovälineet järjestäjille/puhujille/osallistujille
- Äänentoisto ja esitystekniikka (tietokone, videotykki, tv tms.)
- Jatkojohdot
- Kiinnitystarvikkeet: teippi/sinitarra/nuppineulat
- Ensiaputarvikkeet (jos tilasta ei valmiina löydy)
- Vesi ja tarjoilut
Tapahtumapäivänä
Ennen alkua
- Järjestäjät paikalla ajoissa
- Tilan valmistelu kunnossa
- Tekniikka testattu
- Opasteet paikoillaan
- Turvallisemman tilan periaatteet näkyvillä
- Tarjoilut kunnossa
- Vastuut käyty vielä kerran läpi
Tapahtuman aikana
- Toivota osallistujat tervetulleiksi
- Kerro käytännön asiat alussa
- Pidä aikataulusta kiinni
- Huolehdi tauoista
- Dokumentoi (kuvat, muistiinpanot, some)
- Kerää palautetta tai halukkaiden sähköpostiosoitteet, jos tarkoitus lähettää jotain osallistujille tapahtuman jälkeen
Lopuksi
- Osallistujia kiitetty
- Kerrottu seuraavista mahdollisuuksista osallistua
- Tila siivottu
- Tarkistettu, ettei tavaroita jää
- Järjestäjien purku pidetty
Tapahtuman jälkeen
Viestintä
- Kiitosviesti osallistujille lähetetty
- Kuvat ja yhteenveto julkaistu
- Mahdolliset materiaalit puhujille/osallistujille jaettu
Arviointi
- Mikä onnistui?
- Saavutettiinko tavoitteet?
- Mikä voisi mennä ensi kerralla paremmin?
- Palautteet käyty läpi
- Budjetti tarkistettu
- Muistiinpanot seuraavaa kertaa varten
Jatkotoimet
- Uudet kiinnostuneet kontaktoitu
- Sovitut tehtävät etenevät
- Seuraava tapahtuma tai tapaaminen suunnitteilla